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Qué necesitas saber sobre preservación digital

¿Alguna vez le sucedió que no pudo abrir un documento porque se quedó guardado en una “versión de software” que ya no es compatible con su sistema actual?

¿Alguna vez perdió archivos que se quedaron almacenados en un diskette o en alguna cinta magnética?

¿Alguna vez extravió documentos que se quedaron en una computadora dañada?

En la actualidad, las organizaciones de todo el mundo, sin importar su tamaño, tipo o especialidad, dependen de la información digital que generan en sus procesos de trabajo, sin embargo, esta información se encuentra almacenada en plataformas de software y hardware que se vuelven obsoletas con mucha rapidez, lo cual provoca que las organizaciones estén en un muy alto riesgo de perder información valiosa año con año.

¿Qué es la preservación digital?

A partir de esta premisa, surge el concepto de preservación digital, que consiste en el conjunto de procesos orientados a garantizar la disponibilidad permanente de la información de una determinada persona u organización. Para esto, es necesario definir la forma de procesar y transformar constantemente esta información, para que el usuario pueda acceder al contenido original, sin importar que haya pasado el tiempo o que se haya cambiado de sistemas.

Preservación y conservación ¿son la misma cosa?

Un punto muy importante que debe tenerse claro que no es lo mismo la conservación (son aquellas acciones orientadas a mantener algo en buen estado) que la preservación (son aquellas acciones orientadas a garantizar la accesibilidad permanencia de algo a pesar del paso del tiempo).

Realizar tareas tradicionales como el respaldo de documentos es algo positivo, sin embargo no es todo, dicho de otra forma: Conservar es bueno, pero para garantizar la accesibilidad de la información es necesario preservar. Actualmente, ninguna organización puede darse el lujo de no tomar ninguna acción en esta materia.

¿Qué aspectos básicos debemos conocer para preservar nuestra información?

En primer lugar debemos establecer algunos términos de uso común en el tema de la preservación digital:

  • Objeto digital: Es un archivo informático que contiene y puede presentar la información organizada y entendible para los seres humanos. Esta información se puede encontrar almacenada en forma de documento, presentación, imagen, video, audio, etc.
  • Contenido: Son aquellos bloques de información que se encuentran relacionados entre sí y que pertenecen a un sólo objeto digital (por ejemplo, todos los textos, imágenes y audios que forman parte de un video).

En segundo lugar, de acuerdo con la UNESCO, es muy importante tomar en cuenta que un objeto digital sea tratado desde cuatro puntos de vista:

  1. Como fenómenos físicos.
  2. Como codificaciones lógicas.
  3. Como objetos conceptuales comprensibles para el ser humano.
  4. Como conjuntos de elementos esenciales que deben ser accesibles para los futuros usuarios.

¿Qué consideraciones debemos tomar si deseamos preservar nuestra información?

El principal riesgo para un objeto digital no está relacionado con la existencia de respaldos, sino que está relacionado  con la desaparición de los medios de acceso. Es decir, no puede considerarse que los objetos digitales se han conservado si de pronto dejan de existir los medios de acceso a ellos (por ejemplo, el mantener documentos en formato de video BETA, cuando ya no existen reproductores para estos cassettes).

Es por esto que las labores de preservación deben enfocarse en mantener la accesibilidad de la información, para lo cual siempre será necesario realizar una labor permanente de transformación de contenidos, de forma que puedan ser trasladados entre formatos sin perder su estructura esencial, es decir, el mensaje original del autor.

Para esto es necesario definir estrategias y procesos de trabajo dentro de la organización, que deben considerar cuando menos lo siguiente:

  • Identificar los procesos en los que nace la información y establecer normas que prolonguen la vida útil de cada objeto digital.
  • Reconocer que no se puede preservar todo y que hay que seleccionar material que debe ser preservado.
  • Establecer planes de resguardo y preservación constante.
  • Controlar el material creando controles e inventarios estandarizados.
  • Proteger la integridad de los datos y la estructura conceptual de los contenidos.
  • Asegurar que la información sea accesible a pesar de los cambios tecnológicos.

De forma adicional hay que resolver cuando menos, los siguientes aspectos:

  • Organizacional: ¿Quiénes serán las personas responsables? ¿roles y responsabilidades?  ¿Cómo y cuándo?
  • Financiero: ¿Qué criterios se seguirán para seleccionar la información a preservar? ¿cuáles serán las estrategias? ¿en qué equipos y con qué sistemas? ¿a qué estándares debemos apegarnos?
  • Legal: ¿Contamos con la propiedad intelectual? ¿contamos con autorizaciones o cesiones de derechos? ¿cómo garantizamos que la organización no tendrá problemas en el largo plazo?

Costoso, pero necesario

Planear y llevar a cabo un proceso de preservación digital es un proceso que puede resultar costoso, ya que requiere la dedicación de recursos humanos, financieros y técnicos al proyecto, sin embargo es necesario tomar en cuenta que la información y el conocimiento son los principales puntos de valor de cualquier organización, ¿qué pasaría si se pierde el acceso a la colección de tesis, artículos científicos o libros? ¿o si desaparece la información de un proyecto de investigación?, sin duda los beneficios y ahorros a largo plazo justifican cualquier inversión que se realice en esta área.

Con el objetivo de proporcionar alguna información adicional sobre este tema, compartimos un video muy interesante de la conferencia Iniciativas sobre la preservación de la información científica y tecnológica en formatos digitales. Proyecto Memoria del Mundo, UNESCO, impartida por el Mtro. Sergio López Ruelas, Coordinador de Bibliotecas de la Universidad de Guadalajara, durante el evento Entre Pares que organizó el Consorcio Nacional de Recursos de Información Científica y Tecnológica en el año 2013, en la ciudad de Monterrey Nuevo León, México.

https://www.youtube.com/watch?v=nt0Mtw4stiM

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