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Consultoría especializada en la implementación de software libre para la gestión de la información y el conocimiento

Cuando el software libre encuentra diversos intermediarios

Servicios interinstitucionales y servicios empresariales … ¿cuál elegir?

El uso y posicionamiento de plataformas de software libre ha dado lugar al surgimiento de diversos servicios comerciales enfocados en facilitar a las Instituciones la implementación de los sistemas, así como la adopción e integración dentro de sus procesos internos.

 

Servicios como el alojamiento, configuración, migración de datos, capacitación, soporte técnico y mantenimiento son algunos de los requerimientos de las Instituciones al momento de plantearse el uso de alguna plataforma libre.

 

Específicamente en el rubro de la información científica, en los últimos años ha habido una tendencia importante respecto al uso de sistemas libres que gestionan el proceso de publicación, almacenamiento y difusión de la información.  Incluso una de las tendencias  que se mencionan en el Reporte Horizon 2015 para las Bibliotecas, es justamente el incremento en la visibilidad de los contenidos de investigación como parte del movimiento mundial de acceso abierto.

 

(http://cdn.nmc.org/media/2015-nmc-horizon-report-library-EN.pdf )

 

Sin embargo, este contexto no sólo ha fomentado la creación de nuevas empresas que ofrezcan estos servicios, también resulta común que existan acuerdos entre Instituciones en los que se aprovecha la experiencia de alguna de ellas o bien se promueva el uso de su infraestructura tecnológica para facilitar a alguna red la implementación de algún proyecto de gestión.

 

Ante esta premisa, los equipos responsables de la implementación de un proyecto, suelen enfrentarse a una disyuntiva: Implementar su proyecto a través de una empresa o hacerlo a través de un acuerdo interinstitucional.

 

Suele ser común que las instituciones puedan implementar sus soluciones a través de ambas alternativas, utilizando lo mejor que cada una de ellas tiene para ofrecerles, sin embargo, también sucede que los responsables de los proyectos tomen la decisión basándose en condiciones presupuestales, sin tomar en cuenta un panorama más amplio o bien que tomen la decisión a partir de ideas erróneas de lo que implica cada una de las dos opciones.

 

A partir de la experiencia acumulada en la implementación de más de 300 proyectos hemos detectado una serie de aspectos sumamente importantes que un responsable de proyecto debe considerar antes de tomar cualquier decisión, ya que de ellos dependerá su éxito.

 

Aspectos a considerar al momento de elegir una vía de implementación para su proyecto:

 

EQUIPO DEDICADO

 

Es importante tener la garantía de respuesta por parte de un equipo dedicado a la atención de las instituciones usuarias, mismo que pueda responder desde dudas relacionadas al uso del sistema, hasta resolver aspectos técnicos o fallas dentro de las plataformas.

 

  • Equipo dedicado: Ya sea una institución o una empresa, el proveedor de los servicios deberá ofrecer por escrito una lista de las personas dedicadas al proyecto, así como la certeza de que el personal se enfocará exclusivamente a estas tareas. En este punto tanto empresas como instituciones suelen saturar a sus recursos humanos con más proyectos de los que pueden atender, lo cual afecta directamente los servicios recibidos por la institución.

 

  • Especialización: El proveedor de los servicios debe indicar la especialidad de los recursos humanos asignados al proyecto, así como su experiencia y en caso de tenerlas, las certificaciones que acrediten su formación en el uso de la plataforma que se va a instalar. Específicamente en este aspecto, muchos responsables de proyecto suelen asumir incorrectamente que cuando el proveedor de los servicios es una institución y no una empresa, ésta en automático contará con personal experimentado y dedicado al proyecto, algo que en ocasiones puede ser muy lejano de la realidad.

 

  • Nivel de servicio: El proveedor de los servicios deberá indicar el nivel de servicio que está dispuesto a ofrecer, indicando cuando menos, los tiempos de respuesta y datos completos de contacto para solicitar soporte. En este punto hay que asegurarse de contar con los mecanismos que permitan exigir el servicio que se prometió, ya sea a través de contratos y fianzas para el caso de las empresas o algún tipo de mecanismo confiable que pueda ofrecer la institución que prestará el servicio.

 

INDEPENDENCIA

 

Es fundamental contar con total independencia, tanto del servicio como de la infraestructura tecnológica ofrecida, ya que el uso de sistemas libres persigue este objetivo.

 

 

  • Control: Es fundamental que el administrador del proyecto cuente con un control total sobre su solución, por lo que no debe depender de ningún recurso humano del proveedor para realizar tareas administrativas. Por otro lado, hay que tomar en cuenta que la solución sea independiente, esto se refiere a que no es conveniente aceptar esquemas en los que una sola instalación de un sistema opera soluciones para instituciones diferentes (por ejemplo, una sola instalación del gestor de contenidos para diferentes instituciones) ya que esto limitará las capacidades de personalizar o ajustar los códigos de acuerdo con los requerimientos de la institución. Es importante verificar qué tipo de solución ofrece el proveedor, ya sea institución o empresa y asegurarnos que se contará con una instalación independiente para el proyecto.

 

  • Acceso:  Tanto la información depositada en la plataforma, como los accesos administrativos deben encontrarse totalmente disponibles para la Institución usuaria de la plataforma en todo momento y durante la vigencia del contrato y/o acuerdo.   Este punto debe seguirse como una buena práctica, toda vez que si el acuerdo interinstitucional termina o bien el contrato con la empresa proveedora de los servicios finaliza, la Institución usuaria debe tener la garantía de que su información y sus accesos no quedarán suspendidos o sujetos a algún proceso de recuperación de la información.

 

  • Respaldos: Forma parte de los servicios que deben tenerse claros desde el inicio del proyecto ya sea a través de una Institución o bien si se han contratado los servicios de una empresa.  No importando donde se tenga el alojamiento de la plataforma, es muy importante conocer qué tipo de respaldos se están aplicando.

 

 

MIGRACIONES

 

La migración de datos entre sistemas es uno de los puntos estratégicos para asegurar el éxito en la implementación y puesta en marcha de una plataforma. Es importante saber qué tipo de herramientas y servicios nos ofrecerá el proveedor.

 

 

  • Servicio de migración de datos: Debido a que estamos hablando de un tema que puede definir el éxito o el fracaso del proyecto, es indispensable conocer claramente qué tipo de servicio nos proporcionará el proveedor para garantizar que la migración de nuestros datos sea totalmente efectiva (archivos históricos, datos de usuarios, entre otros). En este aspecto ya sea una institución o una empresa la que se seleccione como proveedor, esta deberá indicar claramente qué tipo de migraciones ofrece, con qué metodología de trabajo y los alcances de esta migración.

 

 

 

  • Herramientas de migración masiva: En caso de que resulte factible, es importante conocer si el proveedor de servicios que hayamos seleccionado ofrece algún tipo de herramientas de migración masiva, y sobre todo, saber si estas herramientas pueden ser controladas por el equipo encargado de coordinar el proyecto.

 

 

CONTINUIDAD DEL SERVICIO

 

Es fundamental que antes de realizar cualquier acuerdo entre instituciones, se haga una revisión acerca de algunos aspectos como: el tiempo que tiene operando el programa de apoyo, la seguridad que se tiene acerca de la asignación de recursos en el largo plazo, la capacidad que tenga el programa de apoyo de operar independientemente de los cambios en la estructura institucional, como de los cambios de administración, etc.

 

Por otro lado, en caso de que el acuerdo se realice con una empresa, es importante asegurar que se contará siempre con copias de los contenidos y del sistema, incluyendo código fuente y bases de datos completas, de forma que se tenga la certeza de que el servicio se podrá migrar hacia cualquier alojamiento en el momento en que se considere necesario.

 

En ambos casos es altamente recomendado como una buena práctica, que siempre que se trate de sistemas o aplicaciones web, siempre sea el equipo encargado de coordinar el proyecto quien mantenga el control de su dominio de Internet, es decir de la URL que permite el acceso a la solución, esto le permitirá tomar cualquier medida de emergencia en caso de ser necesario.

 

CONCLUSIONES

 

A continuación presentamos algunas recomendaciones finales:

 

  • Sin importar si se trata de acuerdos interinstitucionales o contratación de empresas, el coordinador del proyecto siempre deberá tener claro que el organismo encargado de dar el servicio es un proveedor y por lo tanto, es justo exigir alta calidad y el cumplimiento total de los servicios ofrecidos.
  • Un punto importante para tomar en cuenta, es que el apoyo a la industria local siempre va a repercutir directamente en el desarrollo de la economía, en la absorción de conocimientos y en el desarrollo de tecnología nacional.
  • En cualquier caso, el coordinador del proyecto debe mantener comunicación permanente con una sola persona de enlace que deberá ser asignada por el proveedor, esto facilitará no sólo el seguimiento del proyecto, sino que asegura una comunicación fluida desde el inicio hasta la liberación del proyecto.
  • Siempre es necesario recopilar y solicitar la documentación técnica del proyecto, ésta será siempre necesaria en caso de tener que migrar hacia cualquier otro alojamiento.

 

Aún cuando muchas veces la elección de los servicios que recibirá la Institución no queda en manos del coordinador del proyecto, siempre vale la pena tomar en cuenta los parámetros de evaluación que hemos comentado, con la intención de que la plataforma implementada realmente cumpla su objetivo y logre un impacto positivo dentro y fuera de la Institución.
Desde eScire hemos promovido siempre el uso de plataformas libres, así como del movimiento Copyleft; asimismo la experiencia en la implementación de plataformas de software nos ha llevado a la creación de metodologías de trabajo que permiten llevar un control detallado del tanto del proyecto como de los tiempos de implementación.

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